Гайд: Формирование кадрового резерва

Формирование кадрового резерва является важной процедурой не только для оперативного решения вопросов замещения руководителя или специалиста на время его отсутствия, но и для обеспечения наличия подготовленных сотрудников, способных к долгосрочному занятию ответственной должности. В данном контексте рассмотрим как происходит формирование кадрового резерва

В организации существуют два вида кадрового резерва: внешний кадровый резерв и внутренний кадровый резерв.

• Внешний кадровый резерв это кандидаты, которые уже представили свои резюме и прошли собеседование с опытным подборщиком - эти люди в любой момент могут занять открытые позиции в компании.
• Внутренний кадровый резерв, в свою очередь, составляют сотрудники, которые обладают руководящими навыками, полностью соответствуют всем требованиям и стремятся к карьерному росту.

Кроме того, создание кадрового резерва внутри компании позволяет компании сократить затраты на найм и обучение новых сотрудников, поскольку сотрудники из резерва уже хорошо знают организацию и имеют соответствующий опыт работы в ней. Это также позволяет сохранить непрерывность бизнес-процессов, поскольку нет необходимости в длительном периоде адаптации новых сотрудников.

Компания, имеющая внутренний кадровый резерв, демонстрирует свою заботу о развитии сотрудников и предоставляет им возможность реализовать свой потенциал. Это создает мотивацию для остальных сотрудников развиваться профессионально и стремиться к карьерному росту. Внутренний кадровый резерв также способствует укреплению корпоративной культуры, поскольку предоставляет сотрудникам возможность продвинуться по карьерной лестнице внутри компании, а не искать новые возможности на внешнем рынке труда.

Наконец, внутренний кадровый резерв служит инструментом для выявления и развития потенциальных лидеров организации. Компания имеет возможность наблюдать за сотрудниками в рабочей среде и оценивать их навыки управления, а также их потенциал для лидерства. Это позволяет компании готовить замены на ключевые должности заранее и обеспечивает стабильность внутри организации.

Создание кадрового резерва преследует несколько целей:

• обеспечение преемственности управления с минимальными потерями времени и средств в процессе смены кадров, с сокращением срока адаптации специалиста к новой должности;
• создание системы обновления руководящих кадров, позволяющей обеспечивать эффективный уровень руководства, соответствующий не только реальным современным требованиям, но и рассчитанный на будущие прогрессивные перемены в деятельности;
• перевод процесса замены руководителей и специалистов на плановую основу;
• выявление перспективных сотрудников среди лиц, уже проявивших себя, знакомых со спецификой деятельности организации и адресное вложение средств в их направленную подготовку;
• проведение постоянного мониторинга профессиональных качеств сотрудников, позволяющего не только оптимизировать расстановку сил в существующем коллективе, но и без проблем формировать руководящий персонал для новых подразделений;
• обозначение реальных возможностей профессионального роста для сотрудников и, как следствие, повышение их заинтересованности в работе;
• уменьшение числа ошибок, допускаемых при оценке деловых качеств вновь принимаемых на работу сотрудников.

Формирование кадрового резерва и работа с ним — процесс достаточно непростой, требующий привлечения к нему не только руководителя организации и кадровой службы, но и иных специалистов (например, руководителей направлений, юриста, психолога, представителя профсоюза). Поэтому большинство вопросов, относящихся к кадровому резерву, решается коллегиально. То есть для этой цели создается постоянно действующий орган (комиссия, комитет), вырабатывающий решения по конкретным моментам, связанным с кадровым резервом.

1) Сначала от кандидата должна быть предоставлена анкета кандидата в кадровый резерв.

2) Следующая процедура - оценка кандидатов кадрового резерва.

Способы оценки сотрудников для включения в кадровый резерв определяйте на основе требований к должности, для которой нужны кандидаты в резерве. Например, можно использовать следующие методы:

• Тесты на теоретические знания. Пригодится, если кандидат должен обладать теоретическими знаниями для эффективной работы. Например, руководитель юридического отдела не сможет обойтись без знаний норм права.
• Кейсы. Предложите кандидату составить план решения конкретной практической задачи.
• Психологическое тестирование. Понадобится, чтобы выявить акцентуации личности или оценить уровень коммуникативных навыков, если работа будет связана с постоянным общением.
• Интервью. Побеседуйте с кандидатом на включение в кадровый резерв. Так больше узнаете о его мотивации и особенностях личности. 

3) После получения подтверждения документов для работы с кадровым резервом, необходимо проинформировать сотрудников о данном процессе, если вы планируете включать в него и штатных специалистов. При создании внешнего резерва следует разместить информацию в вакансиях. Чтобы сотрудники могли оставить заявку на включение в кадровый резерв, рекомендуется разместить анкету на корпоративном сайте.

4) После получения анкет от кандидатов в резерв, следует провести процедуру отбора, разделив ее на два этапа: предварительный и основной. Предварительный отбор поможет выбрать кандидатов, которые могут претендовать на замещение должности. В результате основного отбора необходимо сформировать итоговый список кандидатов на зачисление в кадровый резерв. Отметьте список с руководителями подразделений и после этого утвердите итоговый список резервистов у главы компании.

Образованный кадровый резерв периодически требует обновления и пересмотра списка включенных в него лиц и информации, относящейся к ним. Создание и дальнейшая работа с кадровым резервом включают в себя следующие шаги:

1. Анализ ситуации перед началом работы по созданию или корректировке резерва. В рамках этого анализа определяется необходимость организации и конкретных отделов в новых управленцах или специалистах на ближайшую и долгосрочную перспективу. Формируется конкретный перечень должностей, которые требуют нового или обновленного кадрового резерва. Также определяется наличие уже готовых к замене специалистов.

2. Корректировка действующего перечня резерва путем исключения лиц, которые были использованы для замены и больше не соответствуют критериям включения в резерв, по различным причинам.

3. Анализ эффекта, полученного от создания резерва, итоговая оценка кандидатов кадрового резерва.

4. Подбор кандидатов для включения в резерв на основе анализа анкетных данных, результатов аттестации, характеристик и отзывов руководителей об их работе. Также проводятся собеседования, тестирования, наблюдения за поведением и взаимоотношениями работников, оценка текущей трудовой деятельности и результатов выполнения заданий. Результаты аттестации и соответствие выявленных качеств требованиям замещаемой должности также учитываются. Кандидаты сравниваются между собой.

5. Формирование списка нового резерва, в котором указываются конкретные кандидатуры на соответствующие должности. В этом списке каждый человек может быть указан на нескольких позициях - на ближайшую, обозримую и отдаленную перспективу. В резерв также вносятся максимально полные данные о каждом человеке, включая информацию из анкет, результаты аттестации, наблюдений и оценку их потенциала. Также включаются рекомендации по программам подготовки и их прохождение.

6. Утверждение сформированного (обновленного) списка кадрового резерва руководителем организации и вышестоящей инстанцией (при наличии).

Дальнейшая работа с кадровым резервом включает:

• Периодический пересмотр списка резерва.
• Дополнение списка новой информацией о кандидатах.
• Исключение лиц из списка, которые покинули организацию или перестали соответствовать требованиям к кандидату на замещение должности.
• Корректировку программ подготовки специалистов.
• Анализ эффективности использования списка резерва, прогнозирование изменений и разработку вариантов для неожиданных ситуаций с кадрами.

Чтобы правильно вести кадровый резерв в организации, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. 
Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

Организация создает кадровый резерв с целью обновления состава руководителей и специалистов. В этот резерв включаются сотрудники организации, и в редких случаях - привлеченные специалисты. Чтобы быть включенным в кадровый резерв, кандидат должен обладать определенными качествами и быть готовым к специальной подготовке, которая включает дополнительное обучение и тренинги. Организация самостоятельно определяет перечень должностей, которые могут быть замещены из кадрового резерва, требования к кандидатам и процедуру работы с этим резервом.